En el mundo laboral actual, donde el tiempo es un recurso valioso, organizar juntas express se ha convertido en una habilidad esencial. Estas reuniones son breves, pero efectivas, y permiten tomar decisiones rápidas sin afectar la productividad del equipo. A continuación, te presentamos una guía práctica para llevarlas a cabo con éxito.
1. Define el Objetivo
Antes de convocar la junta, asegúrate de que hay un motivo claro y específico. Pregúntate: ¿Es necesario resolver un problema urgente? ¿Se requiere tomar una decisión rápida? Si el objetivo no está bien definido, tal vez un correo electrónico sea suficiente.
2. Establece un Tiempo Límite
Las juntas express deben durar entre 10 y 20 minutos. Para garantizar eficiencia, define un tiempo máximo y respétalo. Usa un temporizador si es necesario para evitar extenderse innecesariamente.
3. Prepara una Agenda Concisa
Crea una lista de puntos clave a tratar y compártela con los asistentes antes de la reunión. Esto les permitirá prepararse y enfocarse en lo esencial.
4. Convoca a las Personas Clave
Solo deben asistir quienes realmente aporten valor a la discusión. Evita invitar a personas innecesarias para mantener la reunión dinámica y efectiva.
5. Dirige la Junta con Precisión
Como organizador, asegúrate de mantener el enfoque en la agenda. Evita desviaciones y, si surgen otros temas, anótalos para tratarlos en otra ocasión.
6. Toma Decisiones y Define Acciones
Cada junta debe concluir con decisiones claras y asignaciones de tareas. Asegúrate de que cada participante sepa qué debe hacer y para cuándo.
7. Registra y Comparte los Acuerdos
Redacta un resumen breve con los acuerdos y envíalo a los asistentes para dar seguimiento. Esto evitará confusiones y asegurará el cumplimiento de las acciones.
Siguiendo estos pasos, podrás realizar juntas express eficientes, ahorrando tiempo y mejorando la productividad del equipo.
Mis mejores deseos, David Quiza